健康美容EXPOのバックオフィス～企業と企業、産業とヒトの懸け橋～

こんにちは、HRビジネスパートナー事業部の折間です。

健康美容EXPOは、2005年10月に開設した健康美容業界のビジネスマッチングサイトです。
現在、健康食品や美容・化粧品などの原料メーカーと、製造業者・美容機関・医療機関・バイヤーなどを仲介する役割を担っています。

今回は、健康美容EXPOのバックオフィス業務について紹介させて頂きます。

▲皆様に支えられ、12周年を迎えた健康美容EXPO

バックオフィスの仕事

バックオフィスとは…営業を支援し、事務・管理業務などを担当する部門のこと。

健康美容EXPOでは毎日多くの企業から、事務局宛にお問い合わせがあります。こういったご連絡に対応するのが、大事な役割のひとつです。

例えば、プレスリリース配信依頼への対応。
リリース配信会社から健康食品、化粧品などの新製品のリリース情報が毎日届きます。また、製品メーカー、原料メーカーなどから直接メールや電話でお問い合わせをいただくことも少なくありません。数えきれない多くのリリースの中から厳選して、数件のリリースを配信します。

そして特に重要なのが、ビジネスマッチングサービスの「簡単依頼メール」へのお問い合わせ対応です。
「健康食品、化粧品向けの原料を仕入れたい」
「製品の受託開発の依頼先を探したい」
「店舗で販売するための最終製品（サプリ、化粧品など）を仕入れたい」
こういったご希望やお悩みなどが、健康美容EXPOの事務局宛に寄せられます。その内容をもとに健康美容EXPOに掲載している企業をご紹介するサービスです。

これから新規参入する事業者の方から、大手メーカーのご担当者まで、多くの方々からご連絡を頂いています。

新たな出会いを繋げる仕事

ビジネスパートナーを見つけるためにとても便利な簡単依頼メールですが、募集内容が抽象的だと、どれだけマッチするかの判断ができず、お客様のご希望に添えないことも出てきてしまいます。

新たなビジネスに繋げるためには、私たちがお客様からいかに具体的な情報を引き出せるのかが重要。
バックオフィスでは、以下のようなポイントを聞き出して、新たな出会いに繋げるお手伝いをしています。

納期は？
「商品があればすぐにでも仕入れたい」
「すぐに取引成立は考えていないが中長期的に検討していくため、まずは紹介して欲しい」
「いつまでに製品化しなければいけないなどのプロジェクトの詳細が決まっているため、納期までに対応出来る会社を探している」

このように、企業ごとにご要望は様々。
とくに短納期の場合、条件が良くても、対応が難しい場合もあるので、どのような納期設定であるか事前の確認が必須です。

発注のロットは？
「初回は100個から依頼し、2回目以降2000個発注する予定」
「10万ロットで対応出来る企業を探している」
というように、こちらもお客様によってご要望は様々。

ロットが大きい方が必ずしも良いとは限りません。
マッチングの候補に上がった企業がどの程度の生産が可能かという許容範囲によって、対応できるかが変わってくるからです。
発注希望ロットの確認は欠かせません。

取引条件は？
前金・現金でお支払い、納品前に半金支払い、納品完了後全額支払い、など…。
お支払い条件というのも、取引の成立には重要な項目。
後々のミスマッチが無いように、必ず事前に確認します。

その他、お客様ごとにビジネスの形は異なるので、臨機応変な対応が必要となります。
また、電話でお問い合わせをいただく場合、担当者によって情報の精度に差があってはいけないので、全員が共通認識をもち、情報に抜けもれが無いかを確認しながら対応致します。

プロに聞く、業務の極意

事務局の担当者に、健康美容EXPOのバックオフィス業務で気を付けている点などを聞いてみました。

こうして見ると、「気配り力」が高い仕事なのかが分かります。
事務局メンバーの細やかな対応、サポートのおかげで、お客様からの満足度向上に繋がっていると思います。

これからも健康美容業界のビジネスマッチングメディアとして、パートナー企業の方々とサイトを利用してくださる企業の皆さま、双方にとってご満足頂くメディアとして長くご活用頂けるよう、営業とバックオフィスとがお互いに協力し合いながら、サービスの向上に努めて参ります。

以上、HRビジネスパートナー事業部の折間でした。